14 consigli per organizzare al meglio il tuo lavoro

Organizzarsi e mantenersi organizzati può sembrare un lavoro a tempo pieno , ma con questi utili suggerimenti semplificherai la tua vita lavorativa con pochi accorgimenti.

Come essere organizzati al lavoro

1) Usa un’app

Le app sono estremamente utili per aiutarti a organizzarti al lavoro. Basta non iniziare a usarne troppi. Scegli un calendario basato su un cloud o un’app per la gestione dei progetti e usala per mantenerti in pista e in attività.

Per i manager che hanno bisogno di gestire gli orari di lavoro dei dipendenti, le task, i progetti e il calendario delle attività, Trello è sicuramente un Tool imprescindibile.

2) Evita il multitasking

Può sembrare controintuitivo, ma in realtà riesci a fare meno quando fai più cose contemporaneamente. In primo luogo non sei concentrato, quindi non stai mettendo il 100% nel tuo lavoro.

In secondo luogo, ci vuole più tempo per completare entrambe le attività insieme che per portare a termine un’attività e poi lavorare sull’altra.

3) Mantieni pulita la tua Email

Quando sei sommerso dal lavoro, è molto facile trascurare la tua casella email. Resisti all’impulso di rimandare il controllo della tua posta elettronica.

Crea cartelle per messaggi di lavoro, personali e per altri tipi di messaggi.

Quindi dedica alcuni minuti all’inizio, a metà e alla fine della giornata per eliminare lo spam e archiviare il resto.

Il tuo obiettivo dovrebbe essere finire la giornata con la posta in arrivo uguale a zero.

4) Crea un piano settimanale

Alla fine della tua settimana lavorativa, dedica 15 minuti (o più se necessario) per pianificare la prossima settimana (lunedì-venerdì).

Non devi essere specifico (a questo serve il prossimo punto); mira solo a scrivere almeno un compito per la mattina e il pomeriggio di ogni giorno.

5) Fai un piano giornaliero

All’inizio di ogni giornata lavorativa, pianifica le attività specifiche che speri di realizzare.

Sai che lavorerai sul budget lunedì mattina (l’hai pianificato nel piano settimanale), quindi stabilisci alcuni obiettivi per i piccoli pezzi di quel progetto che desideri completare. Poi mettiti al lavoro! Fai lo stesso per il pomeriggio.

6) Fai delle pause

Ci vuole energia per rimanere organizzati. Per mantenere alto il tuo livello di energia, programma delle brevi pause durante la giornata.

Questo ti permetterà di rimanere concentrato, nutrito e idratato e ti aiuterà anche a ricaricare le batterie durante i compiti difficili.

Anche con soli cinque minuti di pausa dalla tua scrivania puoi migliorare la tua concentrazione.

7) Silenzia il tuo telefono

Non c’è niente di più fastidioso del tuo telefono che esplode ogni trenta secondi con le notizie di ogni persona che conosci.

Prendi il controllo di questo fastidio durante la tua giornata lavorativa disattivando la suoneria e disattivando le notifiche.

Puoi anche provare a mettere il telefono in un cassetto se ti trovi costantemente curioso di sapere cosa sta succedendo sui social.

8) Dai un freno alla cancelleria

La cancelleria è uno strumento necessario nel tuo lavoro. Ma un eccesso di materiale di cancelleria (fogli, matite, penne ecc…) nel tuo ufficio ostacola effettivamente la produttività.

Ingombrano la tua scrivania e ti fanno sentire come se non avessi spazio per distenderti e lavorare.

Uno dei primi passi per rimanere organizzati al lavoro è ordinare tutte le tue forniture per ufficio e sbarazzarti (buttare via o donare) degli oggetti che non usi regolarmente.

9) Metti tutto al suo posto

Una volta che hai ordinato gli articoli di cancelleria per ufficio e ridotto al necessario gli articoli da ufficio, è il momento di trovare un posto per tutto.

Arrivato a fine giornata fai uno sforzo per riordinare la tua scrivania. In questo modo, la tua scrivania e l’ambiente dell’ufficio saranno organizzati al tuo ritorno la mattina.

10) Rendi i documenti digitali

La carta occupa una notevole quantità di spazio. Cassetti, cartelle, schedari e armadi ne sono pieni. E ci vuole uno sforzo serio per mantenere tutti quei documenti organizzati e accessibili.

Puoi recuperare un sacco di tempo e mantenere la tua area di lavoro ben organizzata, eliminando la carta e digitalizzando i documenti quando possibile.

11) Non farti sormontare dalle newsletter

Un modo infallibile per aggiungere una piccolo mattoncino organizzativo alla tua vita lavorativa è annullare l’iscrizione a tutte le newsletter che passano attraverso il tuo filtro antispam.

Prenditi qualche minuto per annullare l’iscrizione mentre arrivano le e-mail. Quindi elimina i messaggi per sempre e datti una pacca sulla spalla per aver fatto un altro piccolo passo verso l’organizzazione totale.

12) Parla di più

Che tu ci creda o no, parlare di più può aiutarti a rimanere organizzato. Invece di inviare e-mail, usa il telefono, un’app di chat o vai a trovare i tuoi colleghi nel loro ufficio.

In questo modo si riduce il numero di messaggi di posta elettronica ricevuti e si elimina il tempo sprecato a rispondere alla posta elettronica.

13) Metti da parte il tempo per l’organizzazione

È una buona idea programmare le pause dell’organizzazione nella tua giornata. Quando vai in pausa, imposta un timer di cinque minuti e usali per archiviare i documenti vaganti e, in generale, riordinare il tuo ufficio.

Una volta trascorsi i cinque minuti, torna al lavoro. Ti sentirai meglio e sarai motivato a continuare a rimanere organizzato.

14) Mantieni pulita la tua scrivania

La tua scrivania è il tuo spazio di lavoro principale e dovrebbe essere mantenuta libera da disordine.

Se hai già seguito i passaggi precedenti, tenere pulita la tua scrivania non sarà un compito così arduo.

Riponi i post-it e le graffette nel cassetto e archivia i documenti non necessari nello schedario. Per lo meno, riordina la scrivania prima di lasciare l’ufficio in modo da non doverlo fare la mattina quando sei pronto per lavorare.